Como fazer um bom controle de custos na empresa?

Como fazer um bom controle de custos na empresa?

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Independentemente do segmento de uma empresa, realizar o controle de custos é essencial para garantir a continuidade do negócio e manter a marca forte dentro do mercado.

Afinal, sem o acompanhamento correto, até mesmo o gasto com o cafezinho rotineiro pode trazer grandes prejuízos em médio e longo prazo.

Se você quer manter a saúde financeira da sua empresa sempre estável, continue lendo e confira ótimas dicas de como fazer um bom controle de custos do seu negócio. Boa leitura!

Por onde iniciar um controle de custos?

Para iniciar corretamente o controle de custos da sua empresa é preciso realizar uma separação dos tipos de gastos.

Utilizando planilhas digitais, softwares de gestão ou outras tecnologias inteligentes você pode fazer isso com mais precisão. No geral, há dois tipos: gastos fixos e gastos variáveis.

Gastos fixos

Os gastos fixos são os custos que não mudam de acordo com o volume produzido ou a demanda de serviços. Periodicamente eles precisam ser quitados na mesma data, por exemplo: água, luz, telefone, internet, aluguel etc.

Todavia, ainda que sejam permanentes, os valores dos gastos fixos podem variar mês a mês. Exemplo: se houver um vazamento de água ou um problema na fiação ou nas resistências (de luz), as contas de água e energia podem vir excessivamente altas em algum momento.

Cabe ao proprietário uma análise do local e o conserto das falhas para garantir que os gastos fixos se mantenham dentro do orçamento.

Gastos variáveis

Logicamente, os gastos variáveis são aqueles que mudam de acordo com o volume de trabalho da empresa. Exemplo: em épocas sazonais a demanda pode crescer substancialmente, sendo necessário a contratação de novos funcionários e uma compra maior de matéria-prima.

Essa contratação é um custo variável, que talvez não estivesse no plano no início do projeto. Os gastos variáveis também podem sofrer forte influência macroambiente.

Com a definição e a separação dos gastos, é importante criar um registro com todas as despesas, fazendo uma previsão de custos mês a mês.

Além disso, há outras medidas simples e válidas para que a sua empresa controle os dois tipos de gastos no dia a dia. Continue lendo.

Quais as melhores ações para diagnosticar e controlar os gastos da empresa?

Agora que você já entendeu como definir os gastos da sua empresa, saiba quais medidas podem ser tomadas para identificar e diminuir os impactos negativos no caixa financeiro.

Conheça suas demandas

Um bom trabalho de separação de custos será bastante útil para que você conheça as demandas das atividades da empresa. Porém, é preciso um monitoramento contínuo para se manter à frente das necessidades das equipes de trabalho.

Ao prever as demandas do negócio, considerando as etapas que culminam na entrega do serviço aos clientes, o gestor consegue definir fluxos que melhorem as rotinas coletivas. Em médio prazo, essa previsibilidade será importante para a contenção de custos.

Identifique custos desnecessários

Custos desnecessários nada têm a ver com gastos fixos ou variáveis. Esse tipo de despesa está ligado diretamente ao desperdício de recursos e investimentos da empresa.

Esses fatores podem ser representados de diversas formas dentro de uma organização, começando pelos gargalos operacionais, onde a qualidade dos serviços diminui bruscamente. Além disso, os custos desnecessários podem ser:

  • desperdício de materiais usuais, como papéis, copos, entre outros;
  • utilização de máquinas obsoletas ou desalinhadas;
  • equipes de trabalho sem o preparo devido.

Eliminando e/ou consertando esses pontos, a empresa não só diminui o desperdício de recursos como também garante a qualificação das atividades.

Monitore os projetos das equipes

Ao monitorar de perto os projetos das equipes o gestor garante que os recursos investidos sejam utilizados de maneira correta — além disso, ele otimiza a performance dos colaboradores.

É importante utilizar ferramentas inteligentes para que esse controle seja feito de maneira dinâmica e eficaz, com a ajuda de relatórios e balanços comparativos de métricas.

Enfim, em um cenário cada vez mais competitivo, o controle de custos é uma necessidade irrevogável para as empresas que desejam garantir uma boa saúde financeira. Como mencionado, utilize uma planilha de gastos para acompanhamento, assim você conseguirá registrar os custos e realizar revisões periódicas das informações. Então, analise as dicas apresentadas e otimize já os investimentos do seu negócio.

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