A gestão orçamentária tem o objetivo de analisar, monitorar e planejar os resultados financeiros de uma organização. É um meio de controle usado para esclarecer a realidade de um negócio e traçar um panorama para orientar a tomada de decisões.
Afinal, quais são os planos da sua empresa para o futuro? Qual a sua previsão de custos, faturamentos e lucros? Seu empreendimento é realmente viável? Você pretende contratar mais pessoas? São perguntas como essas que uma boa gestão orçamentária busca responder.
Neste artigo, discutimos esse conceito em detalhes e apresentamos algumas dicas para aplicá-lo da maneira certa na sua empresa. Continue conosco para conferir!
O que é gestão orçamentária e como ela funciona?
Por definição, a gestão orçamentária é a disciplina responsável pela administração dos resultados financeiros de uma organização, ou seja, cuida dos meios utilizados para analisar e planejar sistematicamente as finanças de um negócio.
Os métodos utilizados podem variar de acordo com o porte da empresa, seu estágio de maturidade (se é um empreendimento recente ou não), o modelo de negócio, o perfil dos colaboradores, o mercado e, claro, os objetivos definidos pela direção.
O conceito pode ser trabalho a partir de uma perspectiva ampla, englobando informações de contabilidade, marketing e comunicação. Entretanto, de maneira geral, essa disciplina passa por quatro fases principais:
planejamento orçamentário;
simulação de cenários;
controle orçamentário;
revisões orçamentárias.
Qual a importância de executar esse tipo de gestão?
Tocar um negócio sem ter conhecimento sobre sua realidade financeira é como tentar guiar um veículo com os olhos vendados. Todas as ferramentas que apresentamos têm um papel fundamental na condução sábia das empresas e na previsão de falhas e prejuízos. Alguns outros benefícios, no entanto, também merecer ser citados. Veja a seguir.
Visão estratégica
Uma gestão orçamentária eficiente permite que os dirigentes do negócio vislumbrem o futuro com mais precisão e cautela. Com uma visão mais realista, os riscos envolvidos em decisões mais graves — como abrir novos canais de distribuição, aumentar a linha de produtos ou alterar a estratégia de comunicação — são amenizados.
Retorno sobre o investimento
Por meio do acompanhamento contínuo de dados, é possível estabelecer padrões, realizar previsões e até avaliar o ROI de determinados investimentos de maneira prévia, permitindo a comparação de diferentes estratégias de gestão.
Engajamento dos colaboradores
Com uma visão ampla da realidade financeira do negócio, podemos criar diversas maneiras de trabalhar as divisões do orçamento entre as diferentes equipes. Como um meio de motivar o envolvimento das pessoas e estimular o desenvolvimento de atividades mais eficientes, muitas empresas reservam para seus colaboradores um percentual do valor economizado por seu setor.
Tomada de decisão
Tendo em vista todos os argumentos apresentados, podemos dizer que a gestão orçamentária funciona como um grande mapa, facilitando e tornando a condução do empreendimento muito mais segura, intuitiva e bem-sucedida.
Como fazer uma boa gestão orçamentária?
Os gestores geralmente recorrem à gestão orçamentária a fim de se prepararem para o ano seguinte, mas isso não é uma norma. O mais recomendável é iniciar esse tipo de monitoramento quanto antes. Para isso, basta seguir os passos descritos a seguir.
Faça um planejamento orçamentário
Antes de qualquer coisa, precisamos estabelecer um norte para as atividades desenvolvidas pela empresa, ou seja, metas e objetivos de curto, médio e longo prazo. Alguns direcionamentos comuns são:
verificar a viabilidade de um investimento;
definir o preço de venda de produtos e serviços;
prever o retorno a partir da abertura ou do fechamento de pontos de distribuição e venda;
avaliar o aumento ou a redução de pessoal;
comparar vantagens entre o uso de capital próprio e de terceiros.
A gestão orçamentária pode ajudá-lo a resolver todas essas questões. Sua elaboração parte do levantamento inicial de dados sobre o negócio, desde registros administrativos e contábeis a informações de vendas e clientes.
Organizando tudo isso, podemos desenvolver as primeiras projeções de receitas e despesas para diferentes áreas da empresa. As mais comuns são:
projeção de faturamento;
projeção de deduções de vendas (custos, impostos, devoluções etc.);
projeção de custos variáveis (insumos e matéria-prima);
orçamento para gastos com funcionários;
orçamento para despesas operacionais;
orçamento para investimentos (expansão, compra de equipamentos etc.).
Simule diferentes cenários
Quando todos os planos financeiros são concluídos pelo analista responsável, essas informações são reunidas em um plano único, que nos fornece um primeiro cenário inicial para a avaliação orçamentária da empresa.
Entretanto, quando estamos lidando com projeções, é fundamental criar variações que simulem diferentes resultados dentro de um intervalo de confiança. Isso ajuda a empresa a prever e a antecipar eventuais cenários desfavoráveis.
Crie métodos de controle orçamentário
Em seguida, é necessário criar mecanismos que permitam monitorar os resultados financeiros e certificar os gestores de que as medidas tomadas estão realmente conduzindo a empresa para o destino correto.
Nesse sentido, existem três instrumentos essenciais para esse tipo de gestão:
relatórios gerenciais: dados sobre o negócio coletados continuamente;
análises gráficas: demonstrações visuais das informações coletadas;
indicadores de desempenho: como métricas e recursos de avaliação.
Providencie revisões orçamentárias
Por fim, temos a reavaliação das metas planejadas — revisões que devem ser providenciadas quando os planos definidos não estão dando bons resultados. Naturalmente, algumas projeções se tornarão inválidas com o passar do tempo, e é imprescindível atualizá-las para garantir a continuidade da estratégia definida para o negócio.
Essa medida confere certa flexibilidade à gestão orçamentária, mas a torna ainda mais plausível, pois a alinha com a realidade mutável do mercado, da economia e das próprias características do empreendimento.
Equipes especializadas nesse tipo de trabalho não são muito comuns em pequenas empresas, mas softwares de monitoramento e gestão estão popularizando tais práticas e trazendo mais clareza à administração dos pequenos negócios, seja no controle de finanças, seja na organização de estoques ou logística, por exemplo.
Como vimos, a gestão orçamentária é uma ferramenta fundamental, que oferece aos empresários e colaboradores um diagnóstico contínuo da sua organização. Esse entendimento amplo das finanças é a melhor forma de conduzir decisões de maneira sábia, evitando prejuízos e identificando os melhores caminhos para a conclusão de metas e objetivos.
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