O que é inventário de estoque? Saiba como fazer na sua empresa

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Saber exatamente quais e quantos produtos estão disponíveis no estoque da empresa é essencial para qualquer gestão eficiente. Isso porque acompanhar essas movimentações é fundamental para o sucesso da operação, principalmente para aquelas empresas que buscam a expansão dos seus negócios. Mas você sabe o que é inventário de estoque?

Esse documento é necessário para fazer a produção da lista completa de todos os produtos que estão, no momento, armazenados no estoque. Assim, é possível gerir com mais eficiência e precisão toda a cadeia produção. Por isso, o inventário de estoque contribui para melhorar o fluxo de trabalho do setor logístico da empresa.

Quer saber mais sobre esse assunto? Neste post, vamos mostrar o que é inventário de estoque, como ele pode ser benéfico para as empresas e como implementá-lo na gestão. Confira e boa leitura!

O que é inventário de estoque?

O estoque é o armazenamento de produtos e mercadorias oferecidos pela empresa. Quando tem produtos em excesso, a empresa corre o risco de gerar mais custos sem retorno. Em casos de ter poucos itens, a empresa também pode apresentar altos custos pela falta do produto. Por isso, o estoque deve ser conforme a demanda do negócio, além de ter uma remessa de segurança para um possível aumento significativo das vendas. 

O inventário de estoque é uma listagem com todos os produtos disponíveis armazenados no depósito da empresa. Esse documento serve para identificação, classificação e determinação do valor de cada produto estocado e que faz parte da cadeia de produção. Assim, é possível monitorar toda a entrada e saída de produtos do estoque. Ao fazer o inventário de estoque, a empresa estará otimizando e aumentando o controle sobre os produtos desenvolvidos.

Qual é a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque auxilia a melhorar o fluxo de trabalho, a armazenar os materiais de forma mais adequada, a otimizar o atendimento ao cliente, além de favorecer todos os processos logísticos corporativos. Sem o monitoramento correto dos itens disponíveis, a empresa terá muitos problemas, que podem até levá-la à falência. Além disso, o documento oferece diversos outros benefícios, como:

  • reduz de desperdícios;
  • melhora a gestão de estoque;
  • otimiza o atendimento ao cliente;
  • favorece a organização do estoque;
  • reduz perdas;
  • diminui custos;
  • auxilia no atendimento dos requisitos da legislação.

Tendo um estoque inventariado regularmente, a empresa conseguirá atender com mais qualidade às demandas dos clientes, evitando atrasos e deficiências no estoque. Além disso, é possível deixar os produtos mais organizados e diminuir desperdícios e perdas, proporcionando uma redução geral nos custos dela. O inventário de estoque também ajuda a gestão a entregar informações corretas e precisas ao governo, evitando diferenças entre informações e problemas com a lei.

Como fazer um inventário na empresa?

O inventário de estoque é a maneira mais segura e eficiente de uma empresa monitorar todos os itens disponíveis no depósito. Na hora de elaborar esse documento, ela precisa tomar alguns cuidados e seguir passos importantes para evitar erros e transtornos no futuro. Veja como fazer um inventário de estoque.

Categorize os produtos

Esse é o primeiro passo na hora de elaborar o inventário de estoque. Aqui, as empresas precisam definir, classificar e categorizar todos os produtos que se encontram no estoque. Uma dica é utilizar conjuntos ou grupos para deixar a classificação do seu estoque mais eficiente. Além disso, separe os itens conforme suas finalidades e principais características.

Essa categorização ajuda a contabilizar os valores e a encontrar com mais facilidade informações importantes quando for necessário. Agora, uma dica importante é ter em operação um bom sistema de código de barras para facilitar a identificação e listagem dos produtos que estão em estoque.

Identifique a rotatividade do estoque

Conforme a saída dos produtos estocados, avalie e faça uma listagem com dados do giro do estoque, ou seja, a rotatividade dos produtos que entram e saem do depósito. Esse processo ajuda a gestão a saber quando um produto é retirado do estoque e precisa ser reposto. Estipular um prazo para repor o estoque auxilia a equipe a trabalhar de forma mais assertiva e eficiente.

Defina a periodicidade de realizar o inventário de estoque

Após definida a rotatividade dos produtos no estoque, é hora de estabelecer a frequência em que o inventário de estoque deve ser elaborado. Ou seja, é preciso saber o período necessário para a empresa realizar a contagem dos produtos no estoque.

Dessa forma, é possível aumentar a credibilidade das informações, otimizando a segurança do estoque e evitando declarações com erro para o governo. São três os formatos mais comuns para a periodicidade do inventário de estoque:

Inventário rotativo

Nesse caso, as informações do estoque são atualizadas em períodos predeterminados de acordo com as demandas. Essa contagem frequente pode ser realizada diariamente, semanalmente, quinzenal, ou seja, conforme a realidade de cada empresa.

Inventário periódico

A contagem de produtos periodicamente é sempre feita ao final de um período determinado pelos gestores da empresa. Nesses casos, o objetivo é a atualização das informações do sistema de estoque, a elaboração de demonstrativos financeiros e a correção de eventuais falhas humanas. 

Inventário permanente

Com o inventário permanente, a empresa faz de forma automatizada o controle do estoque. Ou seja, a cada movimentação de entrada e saída de itens, é realizada uma atualização automática no status do produto no sistema. Esse tipo de inventário é contínuo e, portanto, não precisa de tempo determinado para ser feito.

Defina dias e horários para fazer o inventário de estoque

Além da periodicidade, é fundamental definir os dias e os horários que o inventário de estoque será elaborado. Assim, é possível garantir que o documento seja feito mesmo que haja outras demandas. Os gestores devem escolher por datas e horários de pouco movimento para que tenham mais segurança na contagem dos produtos.

Verifique os dados com sistemas de controle de estoque

Com o inventário de estoque finalizado e em mãos, cruze as informações do documento com o sistema de controle de estoque da empresa. O objetivo é identificar possíveis falhas e manter sempre atualizadas as informações de estoque para que a equipe trabalhe de maneira mais planejada e segura.

Portanto, sabendo o que é inventário de estoque, é possível reconhecê-lo como uma ferramenta essencial para auxiliar as gestões das empresas a reduzirem perdas e evitarem prejuízos. Além disso, esses dados garantem o suprimento adequado da demanda, otimizam o conhecimento sobre os itens disponíveis no estoque e facilitam a localização dos materiais no depósito.

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