Saiba como identificar e solucionar gargalos operacionais

Gargalos operacionais são fases ou componentes dentro de um processo produtivo que retardam as demais etapas da linha de produção. Podem surgir em decorrência da falta de pessoal, de treinamento ou de orientação das equipes de trabalho, uso de maquinário ultrapassado, defeituoso ou subutilizado, bem como falhas externas — parceiros e fornecedores — e de gestão.

Na indústria, muito se fala sobre a importância do desempenho e da produtividade na saúde de todo o ciclo produtivo. Entretanto, quando não há uma conformidade entre os diferentes recursos e processos, uma única etapa é capaz de comprometer o ritmo da produção, limitando os resultados da empresa e até gerando prejuízos.

Neste artigo, falamos sobre os gargalos operacionais, suas causas, consequências e, claro, as principais medidas que devem ser tomadas para solucioná-los e preveni-los. Continue a leitura e confira!

O que são gargalos operacionais?

Quando uma ou mais fases dentro de uma linha de produção obrigam as demais a reduzir a sua produtividade, dizemos que há um gargalho operacional. Isto é, uma obstrução no ritmo de trabalho que limita a produção como um todo.

Esses gargalos, geralmente, surgem a partir de quatro princípios básicos: problemas humanos, operacionais, de infraestrutura e de gestão. Em relação aos humanos, podemos citar:

• falta de pessoal: poucos colaboradores para desempenhar um serviço;

• falta de treinamento: funcionários gastam mais tempo do que deveriam para realizar o trabalho;

• falta de equipamentos: trajes, ferramentas e dispositivos que agilizam o serviço;

• falta de apoio: desmotivação, descaso e pouco comprometimento com a empresa.

Quanto às falhas operacionais, temos:

• problemas em máquinas e equipamentos;

• maquinário ultrapassado ou pouco eficiente;

• desorganização na comunicação entre os diferentes setores da linha de produção;

• fornecedores e parceiros pouco comprometidos ou ineficientes.

Tratando da infraestrutura, os principais fatores são:

• instalações precárias: excesso de calor, frio, abafamento, sujeira ou odores desagradáveis;

• pouca segurança: maiores riscos ao executar o trabalho, o que exige maior atenção e tempo no serviço;

• ausência de um bom projeto arquitetônico: dificuldade para manejar e armazenar cargas, assim como setores relacionados muito distantes;

• falhas estruturais: problemas hidráulicos, elétricos e mecânicos frequentes em toda a instalação.

Por fim, as dificuldades ligadas à gestão, como:

• ausência de estudos e projetos de engenharia, marketing e administração realizados por profissionais qualificados;

• excesso de burocracia na transição entre as etapas do processo produtivo;

• distância, descaso ou pouco comprometimento com a qualidade de vida e de trabalho dos colaboradores;

• relacionamento problemático com parceiros comerciais e fornecedores.

Como esses problemas surgem?

Imagine uma linha de produção simples com apenas duas fases: a primeira, desempenhada por máquinas, e a última, por operários. Os equipamentos da primeira fase conseguem liberar 10 peças por hora para a fase final, o que permite que os colaboradores finalizem os produtos sem folgas.

O gestor responsável, porém, visando a aumentar a produtividade da empresa, decide trocar o maquinário atual por outro mais eficiente, esse com capacidade de liberar 20 peças por hora. A questão é que, embora a nova instalação tenha dobrado o desempenho da primeira fase, a equipe de trabalho na segunda não consegue finalizar mais de 10 produtos no mesmo intervalo.

Temos, então, um gargalo operacional no fim da linha de produção. Ao desconsiderar as outras etapas do processo, o gestor fez um investimento que nada alterou a produtividade da empresa como desejado. Nesse caso, se não houver a possibilidade de contratar novos funcionários, a operação precisará reduzir o ritmo da primeira fase, tornando o seu novo maquinário subutilizado.

Lembre-se, porém, de que esses eventos não se restringem à falhas de gestão. Gargalos também podem surgir em decorrência da falta de preparo ou qualificação de profissionais, falhas elétricas e mecânicas em equipamentos ou atrasos e outros problemas envolvendo fornecedores.

Quais são os principais causadores desse tipo de problema?

Como ilustrado no tópico anterior, muitos gargalos operacionais surgem quando os gestores de uma empresa investem em infraestrutura e maquinário, antes de realizar análises ou providenciar o planejamento adequado. A ausência de um bom trabalho de gestão pode não só afetar negativamente o processo produtivo como, também, gerar muitos prejuízos.

Entretanto, outros fatores podem contribuir com a criação de gargalos na produção. A falta de manutenção em máquinas e equipamentos, por exemplo, é o suficiente para retardar o ciclo de produção de um produto por vários dias.

A ausência de políticas de valorização e incentivo aos colaboradores também favorece a criação de gargalos. Afinal, a produtividade também é afetada pela disposição, a motivação e o respeito que os funcionários demonstram pelo empreendimento.

Esses, porém, são apenas alguns exemplos comuns. As empresas podem variar significativamente as suas características e processos, bem como os fatores capazes de criar ou agravar gargalos. Felizmente, existem formas de identificar esses problemas e preveni-los, e é sobre isso que falamos a seguir.

Como identificar gargalos operacionais?

Há empresas que sequer sabem da existência de gargalos em seu fluxo de produção. Por isso, é fundamental mapear e monitorar todos os processos produtivos para identificar problemas de maneira imediata e providenciar melhorias que realmente trarão resultados positivos.

Primeiramente, é preciso identificar todos os recursos do sistema — pessoas, máquinas, equipamentos, espaços de trabalho etc. Em seguida, definir as capacidades utilizadas em relação ao seu potencial produtivo.

Se o seu maquinário só opera com metade da sua capacidade, por exemplo, dizemos que ele apresenta 50% de capacidade utilizada. Se os seus colaboradores, excetuando-se pausas e folgas obrigatórias, passam 20% do tempo ociosos, temos que sua capacidade utilizada é de 80%. E assim por diante.

Observe que a presença de um gargalo é percebida quando um recurso apresenta uma capacidade utilizada significativamente maior que os demais.

Se uma máquina, por exemplo, utiliza 100% da sua capacidade, mas seus funcionários, na etapa seguinte, representam apenas 50% de utilização, percebemos que há um gargalo no maquinário, prejudicando o ritmo de produção.

Como solucionar esses problemas de maneira imediata?

Dando continuidade ao exemplo anterior, a solução mais recomendável seria expandir o maquinário ou atualizá-lo, de modo que a mão de obra disponível fosse melhor aproveitada. O gargalo em questão seria solucionado, o fluxo de trabalho ganharia mais ritmo e, em consequência, a produtividade aumentaria.

Na realidade, entretanto, quadros mais complexos surgirão e nem sempre haverá soluções pontuais. Uma extensa linha de produção com um gargalo no centro do sistema, por exemplo, pode exigir alterações em todas fases do processo produtivo.

Nesse cenário, é preciso subordinar os demais recursos ao gargalo identificado, estabelecendo um controle “puxado” para as etapas anteriores — atendendo, no mínimo, o limite do gargalo — e um controle “empurrado” para aos etapas posteriores — máximo desempenho para a entrega do gargalo.

Como evitar os gargalos operacionais?

Tendo em vista as características dos gargalos na produção, independentemente de sua natureza, podemos listar algumas medidas essenciais para manter a sua empresa sempre operando com o máximo de produtividade. São elas:

• planejamento estratégico: sempre analisar quadros de curto e longo prazo para o negócio;

• mapeamento de processos: entender, passo a passo, o fluxo de produção e se manter atualizado sobre quaisquer alterações realizadas;

• cronograma de manutenções e atualizações técnicas: garantir que os equipamentos funcionem adequadamente e, quando possível, providenciar incrementos e renovações;

• recursos humanos: investimento em orientação, treinamento, qualificação e programas de incentivo para colaboradores;

• análise contínua da gestão: procurar aumentar a eficiência reduzindo tarefas burocráticas não essenciais;

• monitoramento ativo: avaliar o desempenho de todo o fluxo de produção continuamente, seja manualmente, seja por meio de softwares;

• avaliação contínua de parceiros comerciais e fornecedores: também procurar por gargalos em etapas externas do processo produtivo.

As empresas mudam continuamente, o que favorece o surgimento dos gargalos operacionais. Entretanto, a partir de um entendimento detalhado dos processos produtivos, conseguimos adotar medidas que solucionem ou, pelo menos, aumentem a consonância entre as diferentes etapas do ciclo de produção.

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